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A gestão de relacionamento com fornecedores tem assumido um status crescente como prática recomendada em meio a interrupções recorrentes na cadeia de suprimentos, transformação digital, tendências voláteis do mercado e outras realidades modernas da gestão empresarial. Encontrar os fornecedores certos prepara o terreno para uma gestão eficaz de relacionamento com fornecedores.
Profissionais de compras têm pouco tempo disponível para manter os fornecedores alinhados às suas expectativas de qualidade, confiabilidade e preços razoáveis. No entanto, eles têm muito em jogo, tanto na aquisição direta de matérias-primas, componentes e produtos no atacado quanto na aquisição indireta de bens e serviços necessários para o funcionamento de seus negócios. Por um lado, a alta administração voltou seu foco para o desempenho da cadeia de suprimentos como prioridade estratégica e diferencial competitivo. Por outro, a continuidade dos negócios digitalmente transformados de hoje depende de fornecedores de aplicativos e serviços baseados em nuvem.
Este artigo explica como encontrar os melhores fornecedores para o trabalho e por que é importante começar com o pé direito ao gerenciar relacionamentos com fornecedores.
Em compras , encontrar os fornecedores certos é a tarefa número 1. Sua importância é agravada pelo fato de que as empresas hoje precisam envolver mais fornecedores do que nunca, construindo a resiliência de sua cadeia de suprimentos ao manter fornecedores alternativos disponíveis.
Essa proliferação de relacionamentos com fornecedores naturalmente torna o trabalho mais complicado. No entanto, muitas pequenas e médias empresas (PMEs) não possuem equipes de compras completas com políticas formais para lidar com a situação da mesma forma que as grandes empresas. As PMEs podem depender de apenas uma ou algumas pessoas para adquirir tudo, desde um serviço em nuvem para folha de pagamento até uma remessa em massa de widgets para a linha de produção. Para avançar, as PMEs precisam de processos de seleção de fornecedores que sejam consolidados, documentados e repetíveis. Como em qualquer empreendimento empresarial, conexões pessoais e bom senso comercial podem contribuir significativamente para encontrar o fornecedor certo. Mas a seleção de fornecedores deve ser abordada como uma ciência, além de uma arte.
Profissionais de compras devem analisar diretórios do setor; ler avaliações; manter bancos de dados atualizados; utilizar softwares avançados, como inteligência artificial (IA); e, em seguida, analisar scorecards e painéis gráficos que ponderam visualmente os prós e contras de cada fornecedor disponível. Idealmente, as avaliações de fornecedores devem ser conduzidas dentro de um fluxo de trabalho automatizado e integrado, em vez de depender da coleta manual de dados de formulários, planilhas e sistemas distintos. Um software de gestão de relacionamento com fornecedores pode ajudar as empresas a fazer uma escolha informada e, assim, manter um relacionamento próximo.
Para encontrar o fornecedor certo, um processo de seleção deve analisar as 14 características listadas abaixo, abrangendo desde custo e conformidade até comunicação e atendimento ao cliente. Observe que esta lista também pode fornecer uma estrutura para incorporar acordos de nível de serviço (ANSs) em contratos com licitantes vencedores.
Principais conclusões
Qualquer profissional de compras pode citar uma série de falhas cometidas por fornecedores: produtos defeituosos, datas de entrega perdidas, interrupções de serviço, choques de preços, falências de fornecedores, violações de dados, comportamento antiético, para citar algumas.
Incidentes como esses comprometem prioridades fundamentais de compras, como confiabilidade, qualidade e controle de custos. Em um nível mais elevado, essas falhas podem reduzir as vendas, interromper as operações, prejudicar a reputação da marca de uma empresa e diminuir suas perspectivas de lucratividade e crescimento. É por isso que os profissionais de compras precisam, antes de tudo, encontrar o fornecedor certo para cada necessidade e, em seguida, gerenciar o relacionamento com os fornecedores de perto. É importante ressaltar que as avaliações de fornecedores não são processos únicos; elas precisam ser atualizadas periodicamente com os fornecedores atuais e concorrentes que possam substituí-los.
O risco do fornecedor representa uma preocupação muito real e constante que exige análise estratégica e gestão proativa. Por outro lado, os fornecedores podem se tornar parceiros fiéis na expansão dos negócios de seus clientes, e um processo eficaz de seleção de fornecedores pode ajudar a fomentar esse potencial de crescimento.
Uma solicitação de propostas (RFP) é uma das ferramentas mais comuns para ajudar a encontrar o fornecedor certo. Outros processos de licitação podem ser mais ou menos formais, dependendo de variáveis como o relacionamento existente com um fornecedor. Em um processo de seleção típico, uma RFP pode ser emitida para um grupo pré-qualificado de fornecedores em potencial, desencadeando uma licitação competitiva. Se bem redigida, uma RFP revelará tanto as características desejadas quanto os riscos potenciais, à medida que os fornecedores atendem aos requisitos do comprador, respondem a perguntas explícitas sobre suas habilidades e fornecem evidências para fundamentar suas respostas.
Uma RFP representa apenas uma parte de um conjunto de ferramentas maior. Conforme descrito mais adiante neste artigo, os profissionais de compras adotam uma série de medidas deliberadas para avaliar a capacidade de um potencial fornecedor de entregar qualidade, preço, conformidade regulatória e outros requisitos essenciais. Essas etapas incluem:
No total, o processo de seleção de fornecedores deve classificar os candidatos com base nas 14 características a seguir.
A capacidade de um fornecedor de fornecer produtos ou serviços de alta qualidade depende de atributos específicos, como expertise, experiência e confiança operacional em sistemas de controle de qualidade. Os compradores podem verificar as certificações de um fornecedor para programas de garantia de qualidade, emitidas por associações do setor ou pela Organização Internacional para Padronização (ISO). Prêmios do setor, avaliações online e depoimentos no site de um fornecedor também podem refletir a qualidade.
Mas antes de avaliar o comprometimento de um licitante com a qualidade, o comprador precisa definir o que qualidade significa em termos de desempenho, recursos, durabilidade, tempo de atividade do serviço e outras métricas. Os profissionais de compras devem comunicar essas métricas específicas aos potenciais fornecedores e aplicá-las no processo de seleção. Caso contrário, ambiguidades podem complicar o processo e, eventualmente, levar a produtos abaixo do padrão, serviços de má qualidade, pedidos cancelados, operações interrompidas, perda de receita ou danos à reputação.
Em compras, preço não é sinônimo de custo, mas uma estratégia de compras com boa relação custo-benefício, aliada a um processo de licitação competitivo, pode gerar economia em ambos. Quando se trata de precificação, detalhes do contrato, como quantidades de pedidos e condições de pagamento do fornecedor, podem ser usados como alavancas para negociar descontos. Além do preço, estabelecer o custo total exige considerar transporte, armazenamento e outros fatores antes de selecionar um fornecedor.
Em geral, a qualidade não deve ser sacrificada em favor do preço. Uma empresa também não deve adquirir um estoque excessivo para obter descontos por volume, apenas para imobilizar capital, aumentar os custos de armazenagem ou correr o risco de perdas por excesso de estoque. Em vez disso, uma estratégia de custo-benefício visa encontrar o fornecedor certo de um produto ou serviço, na quantidade e qualidade certas, pelo melhor preço possível.
No entanto, mesmo a estratégia de compras mais econômica pode ser prejudicada dentro de uma empresa, devido a gastos ad hoc e não gerenciados por diversas subsidiárias, departamentos e funcionários. PMEs sem equipes de compras confiáveis e políticas estabelecidas podem precisar começar do zero, avaliando os gastos atuais em todos os contratos e serviços da empresa. Assim, utilizando um software de gestão de fornecedores integrado a outros sistemas de negócios, as PMEs podem canalizar as compras departamentais para fornecedores autorizados com contratos pré-negociados para gerenciar os gastos de forma mais eficaz.
Conclusão: empresas com práticas de aquisição altamente eficazes operam com custos 21% menores que seus concorrentes, de acordo com o The Hackett Group, uma empresa de pesquisa de mercado e consultoria.
Profissionais de compras devem utilizar indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar a capacidade de um fornecedor de entregar com confiabilidade, precisão, pontualidade e até mesmo em caso de emergência. KPIs importantes incluem:
A coleta de dados como esses durante um processo de RFP fornece um ponto de partida. Em seguida, vem o benchmarking com outros fornecedores do mesmo setor. Após a escolha de um fornecedor, as empresas devem monitorar os KPIs continuamente como parte da gestão de relacionamento com fornecedores.
Especialmente em meio à escassez global de mão de obra, é importante consultar potenciais fornecedores sobre sua capacidade de produção e desempenho atuais — e como eles superariam obstáculos futuros para manter uma produção estável. Os compradores devem perguntar sobre o planejamento para tempo de inatividade, erros humanos, degradação da qualidade e fatores que influenciam os custos. Experiências anteriores atendendo empresas semelhantes também podem indicar a capacidade de um licitante de atender a requisitos específicos do setor do comprador.
Novamente, o primeiro passo é conhecer a si mesmo. Profissionais de compras precisam estabelecer expectativas mínimas e máximas para produção, confiabilidade e qualidade, e comunicá-las aos licitantes. As expectativas devem ser priorizadas e baseadas em vários aspectos dos negócios do comprador, incluindo:
A extensão da preocupação financeira com um fornecedor não se limita ao pior cenário — que seria o fornecedor estar aqui hoje e ir embora amanhã. Um fornecedor com dificuldades financeiras que ainda mantém as portas abertas pode começar a perder prazos, reduzir a qualidade ou aumentar os preços. Portanto, é melhor avaliar a estabilidade financeira antes de iniciar um relacionamento com um fornecedor.
Dados disponíveis publicamente podem ajudar, como relatórios de crédito e demonstrações financeiras de empresas negociadas na bolsa de valores. Os compradores também podem consultar bancos de dados e aplicativos online especializados para identificar indícios de instabilidade financeira. Essas plataformas ajudam os compradores a acessar e comparar dados financeiros e também fornecem alertas para alterações em métricas como fluxo de caixa. Notícias e relatórios do setor podem fornecer insights adicionais, assim como avaliações de pares online que podem refletir as práticas de pagamento na cadeia de suprimentos de um fornecedor. A integração de fornecedores alternativos como reservas, por sua vez, pode reduzir o risco de danos significativos decorrentes da instabilidade financeira de um único fornecedor.
Uma parte importante da gestão de relacionamento com fornecedores é avaliar a infraestrutura de atendimento ao cliente de um potencial fornecedor, em termos do tamanho da equipe de atendimento, seu treinamento e os sistemas utilizados para manter os canais de comunicação abertos. Verificar depoimentos e avaliações de clientes pode revelar o quão bem ou mal tudo isso funciona na prática.
Os compradores devem detalhar seus requisitos de atendimento ao cliente durante o processo de licitação, incluindo a lista de protocolos de comunicação discutida na seção abaixo. Tratar o atendimento ao cliente como uma via de mão dupla pode aprimorar a colaboração. Às vezes, o que pode ser uma melhoria significativa no produto para um comprador pode ser uma mudança simples para um fornecedor — mas não se ele não souber disso.
Os protocolos de comunicação estabelecem as bases para um bom atendimento ao cliente e visibilidade da cadeia de suprimentos . Os fornecedores devem estar preparados para atender a expectativas claras sobre quando, por que e como se comunicar com os compradores. Os compradores devem definir essas expectativas — e testar a abertura e a capacidade do fornecedor de atendê-las — durante o processo de seleção. Dependendo da natureza e da importância do relacionamento, os protocolos de comunicação podem incluir:
Uma empresa precisa confiar muito em fornecedores externos de bens e serviços. A continuidade dos seus negócios, a conformidade regulatória/legal e a reputação da sua marca podem ser afetadas por uma falha na cadeia de suprimentos ou interrupção de serviços. Por exemplo, os reguladores frequentemente apontam que, embora uma empresa possa terceirizar um processo de negócios, como a contabilidade, ela não pode terceirizar a conformidade com os requisitos regulatórios relacionados.
“Confie, mas verifique” deve ser a regra de ouro. Os compradores devem verificar as qualificações do licitante, analisar os antecedentes de seus proprietários ou diretores e analisar seu histórico e reputação. Pode até ser necessário olhar além do próprio fornecedor para inspecionar os fornecedores que ele utiliza. Quanto mais regulamentado o setor, mais crítica é a necessidade de avaliar a conformidade do fornecedor, incluindo o questionamento direto da adesão aos requisitos regulatórios durante o processo de verificação.
A sustentabilidade ambiental voltou ao topo das agendas de conformidade das empresas, após um leve recuo durante a pandemia e a inflação. Sua importância só aumentou à medida que as empresas aguardam novos requisitos de divulgação climática da Comissão de Valores Mobiliários dos EUA (SEC).
Como a cadeia de suprimentos de uma empresa frequentemente é responsável pela maior parte de sua pegada de carbono, a seleção de fornecedores precisa incluir uma avaliação do consumo de energia do fornecedor, bem como sua abordagem a programas em áreas como aquisição de materiais e gestão de resíduos. Ao contratar serviços, uma empresa deve estar ciente de que os principais provedores de serviços em nuvem publicam suas medidas para minimizar os impactos ambientais dos data centers e fornecem métricas que permitem aos clientes estimar sua parcela de emissões por meio de suas faturas mensais.
Além das declarações do próprio fornecedor, evidências de operações ambientalmente sustentáveis são fornecidas por terceiros, como o Carbon Disclosure Project, e por meio de cobertura da mídia. Perguntas e requisitos relacionados também devem ser incorporados ao processo de RFP.
Não são apenas os órgãos reguladores que se interessam pela integridade empresarial e pela responsabilidade ambiental. Consumidores, funcionários e parceiros comerciais preferem comprar e trabalhar com empresas que demonstram responsabilidade social corporativa (RSC) e os valores associados de meio ambiente, social e governança (ESG) e diversidade, equidade e inclusão (DEI).
Profissionais de compras entendem que as práticas de RSC dos fornecedores podem refletir positiva ou negativamente em suas próprias empresas. Um primeiro passo em compras é que os compradores comuniquem os valores de suas empresas. Fornecedores em potencial devem ter seus valores de RSC declarados abertamente em seus sites e relatórios anuais. E, ao verificar se as operações são ambientalmente sustentáveis, conforme descrito acima, um profissional de compras também deve analisar práticas de recursos humanos, engajamento comunitário, filantropia, políticas de diversidade de fornecedores , códigos de ética e outras características de RSC.
Garantir a resiliência das cadeias de suprimentos e a continuidade das operações comerciais passou a ser uma prioridade para muitas empresas, após as interrupções causadas pela pandemia e pelo pós-pandemia. As empresas devem se esforçar para verificar se os fornecedores possuem estratégias sólidas de gestão de riscos, como programas de continuidade de negócios, recuperação de desastres e gestão de conformidade, para lidar com potenciais problemas operacionais, regulatórios e outros. Outra parte da equação é se as próprias operações comerciais de um fornecedor representam riscos. Por exemplo, suas instalações essenciais estão localizadas em países politicamente instáveis? Sua cultura corporativa frágil pode expor um comprador a fraudes? O licitante prioriza a segurança cibernética?
As equipes internas devem realizar avaliações de todos os fornecedores, pelo menos até certo ponto, visto que mesmo o menor fornecedor pode representar um elo fraco que eleva o risco. É prático organizar os fornecedores por alto, médio e baixo risco e/ou impacto potencial e, em seguida, realizar a due diligence correspondente. Para os principais fornecedores em consideração, as empresas também podem buscar informações externas de empresas de inteligência de mercado especializadas em quantificar o risco do fornecedor. Além disso, os responsáveis por compras devem analisar o risco em torno dos produtos ou serviços que estão comprando. Por exemplo, o software recém-adquirido será seguro, gerenciável e estará em conformidade com as regulamentações relevantes?
Uma empresa que se orgulha de sua inovação se beneficia da parceria com fornecedores inovadores. Trabalhando em conjunto com seus principais fornecedores, uma empresa pode impulsionar seus negócios, à medida que componentes inovadores e outros insumos permitem atualizações de produtos ou novos serviços impulsionam melhorias nos processos de negócios.
Indicadores do nível de inovação de um fornecedor potencial podem incluir a publicação de liderança inovadora, seu investimento em pesquisa e desenvolvimento como porcentagem da receita e sua reputação de produtos ou serviços de ponta.
A melhoria contínua diária nutre um produto ou serviço inovador, implementando mudanças incrementais na qualidade e nos processos de negócios relacionados. Pense em correções de bugs em um programa de software.
Os compradores podem incentivar seus fornecedores a melhorar continuamente, mantendo SLAs atualizados e monitorando KPIs em um programa colaborativo de gestão de relacionamento com fornecedores. No entanto, desde o processo de seleção de fornecedores, eles devem buscar fornecedores com histórico de excelência em produtos. Sinais de que um licitante pode ter dificuldades para obter bons resultados incluem a dependência de procedimentos manuais para seus próprios processos de negócios, a falta de sistemas de gestão da qualidade padronizados ou a má gestão de estoque.
A fidelidade tem suas recompensas na gestão de relacionamento com fornecedores. As colaborações entre comprador e fornecedor podem otimizar as cadeias de suprimentos à medida que a comunicação se aprofunda, o entendimento do fornecedor sobre os negócios do comprador aumenta e os problemas com qualidade e entrega são reduzidos. Melhores preços podem ser negociados à medida que contratos são estendidos e renovados. Os benefícios da inovação e da melhoria contínua têm tempo para fazer efeito.
Realizar due diligence com potenciais licitantes pode fornecer alguma indicação sobre a resistência de um relacionamento ao longo do tempo, embora esse atributo possa ser difícil de prever. Insights podem vir de avaliações de outros clientes. E, ao se aproximar de uma grande licitação, a participação em eventos do setor pode proporcionar a oportunidade de um contato pessoal com os candidatos. O estilo de comunicação e a adequação cultural deles serão de suma importância.
Como parte do processo completo de aquisição, encontrar o fornecedor certo começa com um plano de seleção, completo com tarefas e prazos atribuídos. Aqui está uma lista de verificação geral que pode acomodar uma busca completa.
A fase de sourcing é quando uma empresa determina suas necessidades, cria uma solicitação de compra e começa a identificar fornecedores. As etapas incluem:
Uma empresa deve realizar uma due diligence abrangente com os principais fornecedores — e não ignorar fornecedores menores que, embora pequenos, podem, ainda assim, introduzir riscos em sua cadeia de suprimentos. As etapas para restringir o leque de prováveis candidatos incluem uma análise prioritária das 14 características listadas acima, recorrendo às seguintes fontes para entender a situação comercial do fornecedor e validar suas alegações sobre o produto:
A simplificação do processo de licitação deve ter como objetivo minimizar os custos administrativos sem sacrificar informações essenciais sobre as características desejadas em um licitante vencedor. As empresas devem aumentar a eficiência por meio de:
Uma análise clara de custo/qualidade pode exigir experiência prática com um produto ou serviço, que os compradores podem obter das seguintes maneiras:
Os compradores podem iniciar negociações com base sólida, munidos do conhecimento acumulado ao avaliar fornecedores, testar suas ofertas e comparar seus preços com os da concorrência — além de uma compreensão clara de seus próprios objetivos e limitações. Isso facilita:
Negociações bem-sucedidas devem formar a base de um relacionamento mutuamente benéfico que gere recompensas em termos de custo, qualidade e eficiência. É nesse momento que a gestão de relacionamento com fornecedores entra em ação, proporcionando:
Avaliar regularmente os fornecedores ajuda a melhorar continuamente seu desempenho, descobrir oportunidades de crescimento e fortalecer relacionamentos com base em:
Inovações contínuas estão automatizando e integrando tarefas, do início ao fim do processo de aquisição ao pagamento, desde a busca pelo fornecedor certo até a gestão do relacionamento com o fornecedor. Essas tecnologias incluem:
O gerenciamento de fornecedores do NetSuite capacita os profissionais de compras com informações centralizadas sobre cada fornecedor considerado durante um processo de licitação. Os fornecedores podem enviar suas propostas para o sistema para avaliação. E o relacionamento com os licitantes vencedores pode ser monitorado e gerenciado com base em KPIs e SLAs predefinidos. A comunicação e a colaboração entre a equipe de compras e os fornecedores podem fluir de forma mais gerenciável, reduzindo a sobrecarga de e-mails.
Com a gestão de relacionamento com fornecedores se tornando um ponto focal crescente na estratégia, operações e sustentabilidade de negócios, os profissionais de compras precisam enfrentar o desafio com antecedência e frequência — começando pela busca pelos fornecedores certos. A seleção de fornecedores é tanto uma arte quanto uma ciência. Avanços tecnológicos, como sistemas digitais de gestão de relacionamento com fornecedores, abordam o aspecto científico da escolha do fornecedor certo para entregar o produto ou serviço certo com a quantidade, qualidade e eficiência adequadas. Munidos de uma sólida base de conhecimento e insights para avaliação, negociação e gestão de fornecedores, os profissionais de compras podem exercer plenamente sua perspicácia empresarial e levar sua arte de seleção e gestão de fornecedores a um novo patamar.
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Quais são os cinco critérios principais ao selecionar um fornecedor?
As necessidades de aquisição variam, mas os critérios mais importantes de seleção de fornecedores geralmente giram em torno de qualidade, custo, entrega, atendimento ao cliente e gerenciamento de riscos.
Como escolher um fornecedor da empresa?
Uma solicitação de propostas (RFP) é uma ferramenta comum para encontrar o fornecedor certo, solicitando que os vendedores atendam aos requisitos do comprador, respondam a perguntas específicas sobre suas habilidades e forneçam evidências para fundamentar suas respostas. Uma série de táticas adicionais, como pesquisa de mercado, amostragem de produtos e testes de serviços, também são utilizadas para avaliar a capacidade do licitante de entregar qualidade, preço e outros requisitos essenciais.
Quais são os quatro estágios da seleção de fornecedores?
Os quatro estágios mais básicos da seleção de fornecedores — após estabelecer os critérios de seleção — são pesquisa, avaliação, seleção e negociação.
Como encontrar o fornecedor perfeito?
A perfeição pode ser uma meta irrealista na seleção de fornecedores, mas para chegar o mais perto possível, uma empresa deve primeiro ter clareza sobre seus próprios requisitos de qualidade, preço, entrega e outros aspectos essenciais. Em seguida, deve fazer perguntas explícitas sobre as operações e habilidades dos fornecedores e comparar suas respostas com pesquisas de mercado. Encontrar o produto ou serviço perfeito também pode envolver amostragem de produtos e testes de serviço.
Como encontro fornecedores confiáveis?
É difícil avaliar a confiança antes de iniciar um relacionamento com um fornecedor, mas os indicadores podem incluir os princípios declarados pelo fornecedor, a validação desses princípios por prêmios do setor e depoimentos de outros clientes, além do histórico demonstrado ao realizar pesquisas de mercado. O comprador também deve tentar avaliar a adequação cultural e o estilo de comunicação durante os estágios iniciais da seleção do fornecedor.
*** Esses materiais são vinculados, escritos e fornecidos apenas para fins de informação geral. Eles não são pretendidos e não devem ser usados como um substituto para obter aconselhamento independente. O UrbanList não aceita nenhuma responsabilidade em relação a qualquer acordo feito entre você e qualquer uma das Associações Comerciais, órgãos profissionais e/ou Contribuidores Especialistas vinculados a partir deste site.
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